Passwortmanager: Warum kleine Unternehmen auf sie nicht verzichten sollten

Warum sind Passwortmanager so wichtig?

Die Zeit, in der Anwender sorglos schwache Passwörter anwenden, die womöglich noch mit den eigenen Personalien in Zusammenhang stehen, sollte endgültig der Vergangenheit angehören. Zwar sind diese einfach im Kopf zu behalten, doch das Risiko, dass sie geknackt werden, ist einfach zu hoch.

Besser ist es daher, Passwortmanager einzusetzen, die automatisiert zufällige, starke Passwörter generieren. Aus Gründen der IT-Sicherheit wird der Komplexität von Passwörtern eine zunehmend hohe Bedeutung beigemessen. Denn aus wenigen Zeichen bestehende, einfache Passwörter sind von Hackern leichter zu knacken als hochkomplexe Kombinationen aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Nach den heute gängigen Sicherheitsstandards geht die Empfehlung hin zu langen Passwörtern mit mindestens 20 Zeichen in einer willkürlichen Zeichen-Kombination. Im Passwortmanager sind alle Passwörter sicher hinterlegt. Für den Zugriff zum Manager muss sich jeder Mitarbeiter nur noch ein einziges Masterpasswort merken.

Passwörter in Excel- und Word-Dokumenten notieren? – besser nicht!

Einige Anwender notieren Passwörter gerne in Excel- oder Word-Dokumenten. Doch ist bei dieser Praxis Skepsis anzuraten! Wie schnell passiert es, dass ein Dokument, in dem eine Liste von Passwörtern hinterlegt ist, versehentlich gelöscht wird. Oder noch schlimmer: Die vertraulichen Dokumente gelangen durch einen Datendiebstahl in die falschen Hände.
Wesentlich sicherer sind Passwörter in einem Passwortmanager hinterlegt. Durch eine verschlüsselte Speicherung sind sie dort bedeutend besser vor einem unbefugten Zugriff geschützt.

Vorteile eines Passwortmanagers

Passwortmanager erfüllen mehrere nützliche Funktionen, die die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen erheblich erhöhen:

Sie erleichtern die Verwendung unterschiedlicher Passwörter für verschiedene Zugriffe, ohne dass der Mitarbeiter sie im Kopf behalten oder irgendwo notieren muss. Es ist mit einem Klick möglich, selbst generierte Passwörter in den Manager zu kopieren und sie sicher verschlüsselt aufzubewahren. Noch sinnvoller ist die Nutzung des Passwortgenerators, der nach dem Zufallsprinzip starke Passwörter für jede einzelne Anwendung erstellt.

Der Passwortmanager ist ein zentrales Speichermedium, aus dem Passwörter leicht abrufbar sind. Jeder Anwendung ist ein Passwort zugeordnet, das beim Login automatisch eingefügt wird.

Gerade in kleinen Unternehmen fällt es leicht, die zentral im Passwortmanager verwalteten Passwörter sicher im Team zu teilen, was Arbeitsvorgänge erleichtert und effizienter gestaltet.

Passwortmanager im Fokus

KeePass

KeePass ist ein kostenloser Open-Source-Passwortmanager und damit ideal für kleine Unternehmen mit einem limitierten Budget. Trotz seiner Kostenfreiheit bietet er durch den Einsatz der modernsten Verschlüsselungstechnik eine hohe Sicherheit. Zwar ist die erstmalige Anwendung für Nutzer, die mit Passwortmanagern ungeübt sind, etwas schwierig. Denn es dauert ein bisschen, sich mit der Handhabung von KeePass vertraut zu machen. Dafür bietet der Passwortmanager neben der hohen Sicherheit flexible Anwendungsmöglichkeiten. Programme wie KeePassXC erlauben plattformübergreifende Anwendungen auf mehreren Betriebssystemen wie etwa Windows, Linux und macOS. Mit Browsererweiterungen gelingt es, Passwörter direkt aus KeePass an unterschiedliche Browser zu übergeben oder neu erstellte Passwörter direkt in KeePass zu speichern. Über Cloud-Dienste haben alle autorisierten Mitarbeiter auf mehreren Geräten Zugriff auf die KeePass-Datenbanken.

1Password

Der Passwortmanager 1Password ist eine kostengünstige Lösung für kleine Teams. Die Kosten sind gestaffelt und starten nach einer 14-tägigen kostenlosen Probephase bei deutlich unter zehn Euro pro Monat.

Der Watchtower garantiert die hohe Sicherheit des Passwortmanagers, indem er laufend die Passwortsicherheit überwacht und Unregelmäßigkeiten, wie Hackerangriffe, umgehend meldet. Das Unternehmen legt selbst fest, wie Passwörter erstellt und genutzt werden, was einheitliche Sicherheitsstandards schafft. Mitglieder eines Arbeitsteams haben die Möglichkeit, Passwörter sicher untereinander zu teilen.

Best Practices für kleine Unternehmen

Folgende Tipps erhöhen die IT-Sicherheit bei der Verwendung eines Passwotmanagers:

• Nutzen Sie ausschließlich zufällig generierte Passwörter. Verzichten Sie auf einfach zu durchschauende Passwörter aus persönlichen Daten wie Namen, Geburtstagen oder Begriffen, die mit Ihnen in Verbindung stehen.

  • Geben Sie jedem Mitarbeiter Zugang zu einem Passwortmanager, um die Sicherheit im gesamten Team zu erhöhen.

  • Überwachen Sie regelmäßig die Passwortsicherheit mit Funktionen wie dem Watchtower in 1Password.

Passwortmanager Fazit

Passwortmanager sind praktisch und erhöhen die IT-Sicherheit im Unternehmen. Egal, ob Sie die Flexibilität von KeePass oder die umfangreichen Funktionen von 1Password bevorzugen – beide Lösungen helfen Ihnen, Ihre Passwörter sicher und effizient zu verwalten. Sie schützen Ihre Daten mit dem Passwortmanager wirkungsvoll und nutzen wertvolle Zeit, die Sie bei der Passwortverwaltung und dem Login einsparen, für Ihre regulären Arbeitsprozesse.