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Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails zu archivieren, sodass Sie Ihr Postfach entlasten können. Diese Archivierung ist allerdings keine revisionssicher Archivierung.

Eine revisionssichere (und damit rechtssichere) E-Mail Archivierung muss sicherstellen, dass die E-Mails nicht gelöscht oder manipuliert werden können.

Es gibt einige Gründe, die für einen Einsatz der REDDOXX Lösung sprechen, dazu gehört zum Beispiel die Datenhoheit und Unabhängigkeit von Anbietern.

Der Softwarehersteller REDDOXX hat dafür einen Beitrag verfasst: Warum unsere Kunden trotz Office 365 auf die Archivierung mit REDDOXX MailDepot setzen

Gegen eine einmalige Einrichtungsgebühr von 25 € netto pro Postfach können wir bestehende Postfächer in die Archivierung importieren.

Unsere E-Mail Archivierungslösung von REDDOXX bietet neben der GoBD konformen und revisionssicheren E-Mail Archivierung folgende Vorteile:

• Schnelle Volltext-Suche von E-Mails mit der Möglichkeit Suchmuster zu speichern
• Kategorisierung von E-Mails (nur in der "Pro" Variante)
• Zentrale Verwaltung von Benutzern und Archivierungsregeln (nur in der "Pro" Variante)
• Anbindung an Dokumentenmanagement Systeme (nur in der "Pro" Variante)

Grundsätzlich sind alle Anbieter kompatibel, welche ausgehende und eingehende E-Mails als Kopie an die Archivierung senden können oder die E-Mail Routing Funktionen besitzen. Sie können bei Ihrem Anbieter zum Beispiel nach einer Funktion "SMTP-Relay" oder "Always-BCC" fragen.

Folgende Anbieter unterstützen die Archivierung:

• Microsoft 365
• Google Workspace
• Weitere Anbieter möglich. Für eine kostenlose und unverbindliche Prüfung nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

Folgende E-Mail Server unterstützen wir, wenn diese von Ihnen betrieben werden:

• Postfix
• Microsoft Exchange
• Open Xchange
• Weitere Mailserver werden unterstützt (besprechen Sie dies gerne in einem gemeinsamen Termin mit uns)

REDDOXX gibt es ebenfalls als Variante zur Installation. Allerdings müssen Sie einen Server für diese Archivierung unterhalten, welcher ständig verfügbar ist und mit der wachsenden Menge an Speicherplatz mit wachsen kann. Eingeplant werden müssen Investitionskosten für den Server, Speicherplatz sowie die laufenden Kosten für Strom und Datensicherungen.

In der SERGO-Cloud haben Sie bereits eine hochverfügbare REDDOXX Umgebung basierend auf modernster Server-Technologie, mit der wir jederzeit auf neue Anforderungen reagieren können und der Speicherplatz jederzeit erweitert werden kann. Zudem erstellen wir regelmäßig (mehrfach täglich) Datensicherungen in ein anderes Rechenzentrum.

Wir archivieren E-Mails für 10 Jahre, ältere E-Mails werden automatisch gelöscht.

Auf Anfrage können ältere Mails jahresweise aussortiert und als Archiv übermittelt werden (kostenpflichtig).

Sie können die Archivierung auch über die 10 Jahre verlängern, kommen Sie für ein Angebot gerne auf uns zu.