Die Cloud-Lösung für
rechtssichere E-Mail-Archivierung
Wussten Sie, dass Sie laut GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) verpflichtet sind, Ihre E-Mails revisionssicher zu archivieren?
Das bedeutet, dass die originale E-Mail in einem unveränderbaren Zustand gespeichert werden muss. Wenn Sie eine solche Software nicht selber betreiben möchten, ist unsere Cloud-Lösung genau das richtige.
Ihre Vorteile des REDDOXX-MailDepots in der SERGO Cloud
DSGVO & GoBD konform
Setzen Sie auf die rechtssichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung für Ihre E-Mail-Kommunikation.
Breite Kompatibilität
Das REDDOXX MailDepot unterstützt eine Reihe von Mailservern wie MS-Exchange, Lotus Notes, Open Xchange und viele mehr.
Clevere Suchfunktion
Detaillierte Volltextsuche in den E-Mails und allen Texten der Anhänge mit originalgetreuer Darstellung des Mail-Inhalts.
Verschlüsselung
Verschlüsselte Speicherung der Daten und Zusatzverschlüsselung mit individuellem Passwort möglich.
Unsere Preise
Standard
11,90 € brutto
pro Nutzer/Monat
ab 1 Benutzer:in
Speicherplatz inklusive
- 10 Jahre Langzeitarchivierung
- DSGVO & GoBD konform
- 24/7 Notfall-Support
Professional
Preis auf Anfrage
ab 10 Benutzer:innen
Speicherplatz inklusive
- 10 Jahre Langzeitarchivierung
- DSGVO & GoBD konform
- 24/7 Notfall-Support
- Eigene Installation (keine geteilte Umgebung)
- Individuelle Archivierungsregeln
- E-Mail-Kategorisierung
- Benutzer-Login-Synchronisation mit Active Directory oder LDAP
- Administrations Zugriff
- Anbindung an ein Dokumentenmanagement System
- Gesicherter VPN Zugang
Benötigen Sie Hilfe?
Kann ich die Outlook-Archivierung nutzen?
Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails zu archivieren, sodass Sie Ihr Postfach entlasten können. Diese Archivierung ist allerdings keine revisionssicher Archivierung.
Eine revisionssichere (und damit rechtssichere) E-Mail Archivierung muss sicherstellen, dass die E-Mails nicht gelöscht oder manipuliert werden können.
Welche Vorteile habe ich mit REDDOXX statt der Microsoft 365 Archivierung?
Es gibt einige Gründe, die für einen Einsatz der REDDOXX Lösung sprechen, dazu gehört zum Beispiel die Datenhoheit und Unabhängigkeit von Anbietern.
Der Softwarehersteller REDDOXX hat dafür einen Beitrag verfasst: Warum unsere Kunden trotz Office 365 auf die Archivierung mit REDDOXX MailDepot setzen
Können bestehende E-Mails in die Archivierung importiert werden?
Gegen eine einmalige Einrichtungsgebühr von 25 € netto pro Postfach können wir bestehende Postfächer in die Archivierung importieren.
Welche Vorteile bietet eine E-Mail-Archivierung?
Unsere E-Mail Archivierungslösung von REDDOXX bietet neben der GoBD konformen und revisionssicheren E-Mail Archivierung folgende Vorteile:
- Schnelle Volltext-Suche von E-Mails mit der Möglichkeit Suchmuster zu speichern
- Kategorisierung von E-Mails (nur in der "Pro" Variante)
- Zentrale Verwaltung von Benutzern und Archivierungsregeln (nur in der "Pro" Variante)
- Anbindung an Dokumentenmanagement Systeme (nur in der "Pro" Variante)
Welche Anbieter sind kompatibel?
Grundsätzlich sind alle Anbieter kompatibel, welche ausgehende und eingehende E-Mails als Kopie an die Archivierung senden können oder die E-Mail Routing Funktionen besitzen. Sie können bei Ihrem Anbieter zum Beispiel nach einer Funktion "SMTP-Relay" oder "Always-BCC" fragen.
Folgende Anbieter unterstützen die Archivierung:
- Microsoft 365
- Google Workspace
- Weitere Anbieter möglich. Für eine kostenlose und unverbindliche Prüfung nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.
Folgende E-Mail Server unterstützen wir, wenn diese von Ihnen betrieben werden:
- Postfix
- Microsoft Exchange
- Open Xchange
- Weitere Mailserver werden unterstützt (besprechen Sie dies gerne in einem gemeinsamen Termin mit uns)
Kann REDDOXX auf einem eigenen Server im Büro betrieben werden?
REDDOXX gibt es ebenfalls als Variante zur Installation. Allerdings müssen Sie einen Server für diese Archivierung unterhalten, welcher ständig verfügbar ist und mit der wachsenden Menge an Speicherplatz mit wachsen kann. Eingeplant werden müssen Investitionskosten für den Server, Speicherplatz sowie die laufenden Kosten für Strom und Datensicherungen.
In der SERGO-Cloud haben Sie bereits eine hochverfügbare REDDOXX Umgebung basierend auf modernster Server-Technologie, mit der wir jederzeit auf neue Anforderungen reagieren können und der Speicherplatz jederzeit erweitert werden kann. Zudem erstellen wir regelmäßig (mehrfach täglich) Datensicherungen in ein anderes Rechenzentrum.
Wie lange werden E-Mails archiviert?
Wir archivieren E-Mails für 10 Jahre, ältere E-Mails werden automatisch gelöscht.
Auf Anfrage können ältere Mails jahresweise aussortiert und als Archiv übermittelt werden (kostenpflichtig).
Sie können die Archivierung auch über die 10 Jahre verlängern, kommen Sie für ein Angebot gerne auf uns zu.