Wussten Sie, dass Sie laut GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) verpflichtet sind, Ihre E-Mails revisionssicher zu archivieren? Das bedeutet, dass die originale E-Mail in einem unveränderbaren Zustand gespeichert werden muss. Wenn Sie eine solche Software nicht selber betreiben möchten, ist unsere Cloud-Lösung genau das richtige.
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Ihre Vorteile des REDDOXX Maildepot in der SERGO-Cloud:
| Standard | Pro | |
|---|---|---|
| 10 Jahre Langzeitarchivierung | ||
| DSGVO & GoBD konform | ||
| 24/7 Notfall-Support | ||
| Eigene Installation (keine geteilte Umgebung) | ||
| Individuelle Archivierungsregeln | ||
| E-Mail Kategorisierung | ||
| Benutzer-Login-Synchronisation mit Active Directory oder LDAP | ||
| Administrations Zugriff | ||
| Anbindung an ein Dokumentenmanagement System | ||
| Gesicherter VPN Zugang |
Setzen Sie auf die rechtssichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung für Ihre E-Mail-Kommunikation.
Unsere erfahrenen Experten unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihres E-Mail Servers and unsere Cloud Archivierung.
Unsere IT-Systeme unterliegen einem sehr hohen Qualitätsstandard. Dadurch können Sie sicher sein, dass Ihre Daten immer verfügbar sind – egal zu welcher Zeit, an welchem Ort oder auf welchem Endgerät.
Für den Fall der Fälle bieten wir eine 24/7 Notrufnummer an, falls Sie eine Störung oder ein Problem mit Ihren Daten haben.
Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails zu archivieren, sodass Sie Ihr Postfach entlasten können. Diese Archivierung ist allerdings keine revisionssicher Archivierung.
Eine revisionssichere (und damit rechtssichere) E-Mail Archivierung muss sicherstellen, dass die E-Mails nicht gelöscht oder manipuliert werden können.
Es gibt einige Gründe, die für einen Einsatz der REDDOXX Lösung sprechen, dazu gehört zum Beispiel die Datenhoheit und Unabhängigkeit von Anbietern.
Der Softwarehersteller REDDOXX hat dafür einen Beitrag verfasst: Warum unsere Kunden trotz Office 365 auf die Archivierung mit REDDOXX MailDepot setzen
Gegen eine einmalige Einrichtungsgebühr von 25€ netto pro Postfach können wir bestehende Postfächer in die Archivierung importieren.
Unsere E-Mail Archivierungslösung von REDDOXX bietet neben der GoBD konformen und revisionssicheren E-Mail Archivierung folgende Vorteile:
Grundsätzlich sind alle Anbieter kompatibel, welche ausgehende und eingehende E-Mails als Kopie an die Archivierung senden können oder die E-Mail Routing Funktionen besitzen. Sie können bei Ihrem Anbieter zum Beispiel nach einer Funktion "SMTP-Relay" oder "Always-BCC" fragen.
Folgende Anbieter unterstützen die Archivierung:
Folgende E-Mail Server unterstützen wir, wenn diese von Ihnen betrieben werden:
REDDOXX gibt es ebenfalls als Variante zur Installation. Allerdings müssen Sie einen Server für diese Archivierung unterhalten, welcher ständig verfügbar ist und mit der wachsenden Menge an Speicherplatz mit wachsen kann. Eingeplant werden müssen Investitionskosten für den Server, Speicherplatz sowie die laufenden Kosten für Strom und Datensicherungen.
In der SERGO-Cloud haben Sie bereits eine hochverfügbare REDDOXX Umgebung basierend auf modernster Server-Technologie, mit der wir jederzeit auf neue Anforderungen reagieren können und der Speicherplatz jederzeit erweitert werden kann. Zudem erstellen wir regelmäßig (mehrfach täglich) Datensicherungen in ein anderes Rechenzentrum.
Wir archivieren E-Mails für 10 Jahre, ältere E-Mails werden automatisch gelöscht.
Auf Anfrage können ältere Mails jahresweise aussortiert und als Archiv übermittelt werden (kostenpflichtig).
Sie können die Archivierung auch über die 10 Jahre verlängern, kommen Sie für ein Angebot gerne auf uns zu.
Auf dem Weg der Digitalisierung sollten Sie Ihre Pflichten nicht vernachlässigen: mit einer E-Mail Archivierung erfüllen Sie die Vorgaben vom Finanzamt, Ihre Finanz relevanten Unterlagen revisionssicher zu archivieren.
Eine E-Mail Archivierung muss nicht kompliziert sein. Wir erklären Ihnen gerne, wie Sie die E-Mail Archivierung für Ihr Unternehmen nutzen können.
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