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E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung

Wussten Sie, dass Sie laut GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) verpflichtet sind, Ihre E-Mails revisionssicher zu archivieren? Das bedeutet, dass die originale E-Mail in einem unveränderbaren Zustand gespeichert werden muss. Wenn Sie eine solche Software nicht selber betreiben möchten, ist unsere Cloud-Lösung genau das richtige.

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E-Mail Archivierung
Die Cloud-Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung

Die Cloud-Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung

Ihre Vorteile des REDDOXX Maildepot in der SERGO-Cloud:

  • DSGVO & GoBD konform
  • Hohe Sicherheitsstandards
  • Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit durch Marktstandards
  • Unterstützung aller gängigen Mailserver (Office 365, Plesk, Exchange, GroupWise)
  • Benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Outlook / Webbrowser-Zugriff und Smartphone (iOS / Android)

Entdecken Sie alle Vorteile von REDDOXX

Unsere Preise

Standard

5€ pro Nutzer/Monat

  • ab 1 Benutzer
  • Speicherplatz inklusive
Termin vereinbaren

Pro

8€ pro Nutzer/Monat

  • ab 10 Benutzern
  • Speicherplatz inklusive
Termin vereinbaren

Vergleichen Sie unsere Pakete

Standard Pro
10 Jahre Langzeitarchivierung
DSGVO & GoBD konform
24/7 Notfall-Support
Eigene Installation (keine geteilte Umgebung)
Individuelle Archivierungsregeln
E-Mail Kategorisierung
Benutzer-Login-Synchronisation mit Active Directory oder LDAP
Administrations Zugriff
Anbindung an ein Dokumentenmanagement System
Gesicherter VPN Zugang

Unsere Integrationspartner

Integrationspartner

Ihre Vorteile mit uns als Partner

  • DSGVO & GoBD konform

    DSGVO & GoBD konform

    Setzen Sie auf die rechtssichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung für ihre E-Mail-Kommunikation.

  • 100% Verfügbarkeit

    100% Verfügbarkeit

    Unsere IT-Systeme unterliegen einem sehr hohen Qualitätsstandard. Dadurch können Sie sicher sein, dass Ihre Daten immer verfügbar sind - egal zu welcher Zeit, an welchem Ort oder auf welchem Endgerät.

  • 24/7 Support

    24/7 Support

    Für den Fall der Fälle bieten wir eine 24/7 Notrufnummer an, falls Sie eine Störung oder ein Problem mit Ihren Daten haben.

Häufig gestellte Fragen

Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails zu archivieren, sodass Sie Ihr Postfach entlasten können. Diese Archivierung ist allerdings keine revisionssicher Archivierung.

Eine revisionssichere (und damit rechtssichere) E-Mail Archivierung muss sicherstellen, dass die E-Mails nicht gelöscht oder manipuliert werden können.

Es gibt einige Gründe, die für einen Einsatz der REDDOXX Lösung sprechen, dazu gehört zum Beispiel die Datenhoheit und Unabhängigkeit von Anbietern.

Der Softwarehersteller REDDOXX hat dafür einen Beitrag verfasst: Warum unsere Kunden trotz Office 365 auf die Archivierung mit REDDOXX MailDepot setzen

Gegen eine einmalige Einrichtungsgebühr von 25€ netto pro Postfach können wir bestehende Postfächer in die Archivierung importieren.

Unsere E-Mail Archivierungslösung von REDDOXX bietet neben der GoBD konformen und revisionssicheren E-Mail Archivierung folgende Vorteile:

  • Schnelle Volltext-Suche von E-Mails mit der Möglichkeit Suchmuster zu speichern
  • Kategorisierung von E-Mails (nur in der "Pro" Variante)
  • Zentrale Verwaltung von Benutzern und Archivierungsregeln (nur in der "Pro" Variante)
  • Anbindung an Dokumentenmanagement Systeme (nur in der "Pro" Variante)

Grundsätzlich sind alle Anbieter kompatibel, welche ausgehende und eingehende E-Mails als Kopie an die Archivierung senden können oder die E-Mail Routing Funktionen besitzen. Sie können bei Ihrem Anbieter zum Beispiel nach einer Funktion "SMTP-Relay" oder "Always-BCC" fragen.

Folgende Anbieter unterstützen die Archivierung:

  • Microsoft 365
  • Google Workspace
  • Weitere Anbieter möglich. Für eine kostenlose und unverbindliche Prüfung nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

Folgende E-Mail Server unterstützen wir, wenn diese von Ihnen betrieben werden:

  • Postfix
  • Microsoft Exchange
  • Open Xchange
  • Weitere Mailserver werden unterstützt (besprechen Sie dies gerne in einem gemeinsamen Termin mit uns)

REDDOXX gibt es ebenfalls als Variante zur Installation. Allerdings müssen Sie einen Server für diese Archivierung unterhalten, welcher ständig verfügbar ist und mit der wachsenden Menge an Speicherplatz mit wachsen kann. Eingeplant werden müssen Investitionskosten für den Server, Speicherplatz sowie die laufenden Kosten für Strom und Datensicherungen.

In der SERGO-Cloud haben Sie bereits eine hochverfügbare REDDOXX Umgebung basierend auf modernster Server-Technologie, mit der wir jederzeit auf neue Anforderungen reagieren können und der Speicherplatz jederzeit erweitert werden kann. Zudem erstellen wir regelmäßig (mehrfach täglich) Datensicherungen in ein anderes Rechenzentrum.

Wir archivieren E-Mails für 10 Jahre, ältere E-Mails werden automatisch gelöscht.

Auf Anfrage können ältere Mails jahresweise aussortiert und als Archiv übermittelt werden (kostenpflichtig).

Sie können die Archivierung auch über die 10 Jahre verlängern, kommen Sie für ein Angebot gerne auf uns zu.

Revisionssicher und GoBD Konform

Revisionssicher und GoBD Konform

Auf dem Weg der Digitalisierung sollten Sie Ihre Pflichten nicht vernachlässigen: mit einer E-Mail Archivierung erfüllen Sie die Vorgaben vom Finanzamt Ihre Finanz relevanten Unterlagen revisionssicher zu archivieren.

Eine E-Mail Archivierung muss nicht kompliziert sein. Wir erklären Ihnen gerne, wie Sie die E-Mail Archivierung für Ihr Unternehmen nutzen können.

Revisionssicher und GoBD Konform Sprechen Sie uns an